Sin trazabilidad
Los contratos circulaban por correo electrónico; nadie sabía con certeza el estado real ni quién los tenía detenidos.
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Sistema de Gestión de Contratos.
Cómo una aseguradora líder del mercado automotriz mexicano transformó la gestión de contratos: de un proceso manual disperso a una plataforma digital única, trazable y auditable.
ClienteAseguradora líder del mercado automotriz mexicano
IndustriaSeguros — mercado automotriz mexicano
ProyectoSistema de Gestión de Contratos — Fraudes y Verificaciones
Fase actualLiberación en producción · Inicio de operaciones
Tiempo de cierre de un contratoen vivo
01 · Resumen ejecutivo
De un proceso manual disperso a una plataforma única.
El cliente es la aseguradora líder del mercado automotriz mexicano, especializada en la prevención y gestión de riesgos, con una operación que abarca múltiples sociedades del grupo.
Su Dirección Jurídica Corporativa enfrentaba un reto crítico: la gestión de contratos con proveedores dependía de correo electrónico, expedientes físicos y firmas presenciales, lo que generaba falta de trazabilidad, duplicidad documental y ciclos de cierre de semanas. Para resolverlo, implementamos un Sistema de Gestión de Contratos corporativo, que hoy opera en producción con seis sociedades, múltiples roles y firma electrónica certificada.
En apenas dos meses de operación estable, la plataforma redujo el tiempo de cierre de contratos de 18 a 2.4 días (7.5x más rápido), alcanzó 86% de uso real sobre las cuentas registradas y proyecta un ahorro estimado de $3.4 millones de pesos mexicanos al cierre del año.
02 · El cliente
Ecosistema institucional y operativo.
El proyecto da servicio a la Dirección Jurídica Corporativa del grupo, responsable de la generación y resguardo de contratos, el control de pagos a proveedores y el cumplimiento normativo de las seis sociedades del grupo.
Usuarios clave de la plataforma
| Rol | Responsabilidades |
|---|---|
| Abogados jurídicos | Especialistas en derecho corporativo y seguros. Validan la legalidad y facultades de las contrapartes. Redactan y blindan los términos contractuales del grupo. |
| Administradores de tickets | Gestores operativos y técnicos de la plataforma. Orquestan el ciclo de vida de cada solicitud. Garantizan que el contrato culmine en un pago exitoso. |
| Clientes internos | Colaboradores de áreas de negocio de todas las sociedades. Detonan solicitudes de servicios y contratos. Requieren visibilidad en el estatus de sus proveedores. |
| Control de proveedores / SLA | Monitorean SLAs y resuelven cuellos de botella. Son el primer eslabón en el flujo de pagos. Aseguran el cumplimiento ante reguladores. |
03 · El desafío
Un proceso manual disperso en tres frentes.
Antes del sistema, la gestión contractual era manual y estaba dispersa en tres frentes.
Caos documental
Un mismo proveedor enviaba su expediente hasta 10 veces, con constancias y poderes duplicados.
Firmas presenciales
Los apoderados debían trasladarse físicamente, con mensajería y retrasos de días que bloqueaban cierres y pagos.
Esta operación manual generaba ciclos de hasta 18 días para completar un contrato, con un alto riesgo de cuellos de botella, pérdida de documentos y falta de control para auditoría y cumplimiento normativo.
04 · La solución
Un Sistema de Gestión de Contratos.
La respuesta fue construir una plataforma única, end-to-end, que digitaliza y da trazabilidad total al ciclo de vida del contrato, operando hoy con seis sociedades, seis roles y flujos multi-proveedor.
Desplegada sobre infraestructura propia del cliente, sin dependencias de proveedores de nube pública, lo que refuerza el control de la información y el cumplimiento normativo del grupo.
1
Plataforma única end-to-end
Ciclo completo del contrato con trazabilidad total en cada acción, para las seis sociedades del grupo.
2
Expediente único de proveedor
Identificado por RFC, se captura una sola vez y se reutiliza automáticamente en todas las solicitudes futuras.
3
Firma electrónica certificada
FIEL para apoderados con certificado vigente, y firma biométrica autógrafa como alternativa cuando no lo tienen.
05 · Cómo funciona
Un flujo con rutas, no una línea recta.
Solicitudes de dos orígenes, validación centralizada, dos caminos de firma y un mismo expediente que se reutiliza. Arrastra los nodos y acércate para explorarlo.
Diagrama interactivo · Sistema de Gestión de Contratos
arrastra los nodos
06 · La trayectoria
24 meses de evolución continua.
El proyecto pasó de una entrega inicial a una plataforma estable mediante un alcance creciente, pagando deuda técnica sin pausar entregas.
- Mes 1Arranque de la Fase 1 · Construcción. Estimación inicial: 5 meses.
- Mes 8Entrega de la Fase 1, con 7 meses de duración real y alcance ampliado respecto al plan original.
- Meses 12–18Fase 2 · Crecimiento: arranca la atención evolutiva en paralelo a la primera refactorización, con soporte intensivo.
- Mes 17Primera refactorización: inversión en sostenibilidad técnica sin pausar entregas, alineada a negocio.
- Mes 19 – hoyFase 3 · Evolución continua: sistema estable, en operación productiva, con evolución en camino hacia una plataforma unificada.
El manejo de este scope creciente incluyó la activación de "war rooms" y una segunda inversión en sostenibilidad técnica, evidencia de una gestión de proyecto que priorizó la estabilidad de largo plazo sobre el cumplimiento ciego del plan original.
07 · Resultados
Un impacto medible y creciente.
Con la plataforma operando en producción, los indicadores de los primeros dos meses muestran un impacto medible y creciente.
Antes / Proceso manual
18 días para cerrar un contrato
- ✕Contratos circulando por correo, sin trazabilidad
- ✕Expedientes de proveedor duplicados hasta 10 veces
- ✕Firmas presenciales con mensajería y retrasos
Después / Con el sistema
2.4 días para cerrar un contrato
- ✓Trazabilidad total del contrato en la plataforma
- ✓Expediente único de proveedor, capturado una sola vez
- ✓Firma electrónica certificada o biométrica, sin traslados
2.4días
Tiempo end-to-end (vs. 18 días antes)
7.5x
Más rápido que el proceso manual
86%
Cobertura de adopción real
$3.4M MXN
Ahorro estimado anual proyectado
230
Usuarios registrados en la plataforma
197 (+8%)
Usuarios activos mensuales vs. mes anterior
87.5%
Cumplimiento de SLA (+4.2% vs. mes anterior)
155
Contratos procesados en el periodo (+12.5% vs. mes anterior)
Adopción por línea de negocio
Línea A — lidera la adopción30%
Línea B25%
Línea C18%
Línea D14%
Línea E — oportunidad de crecimiento3%
Distribución de usuarios activos
- Clientes internos162
- Apoderados39
- Abogados13
- Administradores de tickets11
- Control de proveedores4
- Usuario de lectura1
El KPI que más importa: reutilización del expediente único
68% de las solicitudes nuevas reutilizan un expediente de proveedor ya existente en el sistema, en lugar de pedir documentación duplicada — prueba directa de que la plataforma reduce el esfuerzo operativo en un 75% para esos casos.
De 24 funcionalidades activas en la plataforma, 18 muestran uso significativo (75%), mientras que 6 son candidatas a depurar o reforzar mediante capacitación adicional.
08 · Gestión de riesgos
Riesgos identificados, mitigaciones activas.
El equipo del proyecto identificó de forma proactiva los riesgos operativos de mayor impacto y definió mitigaciones activas para cada uno. Hoy, ningún bloqueo crítico se encuentra activo.
| Riesgo | Impacto y mitigación |
|---|---|
| Baja adopción |
Impacto: si un cliente interno no responde, la solicitud se cancela automáticamente a los 15 días, generando cancelaciones elevadas y pérdida de productividad. Mitigación: semáforo activo (verde/amarillo/rojo) según días sin respuesta, notificaciones escaladas por correo corporativo y un plan de capacitación por sociedad. |
| Desafíos del entorno corporativo |
Impacto: la alineación multi-área, las ventanas de despliegue y los escaneos de seguridad extienden los ciclos de definición y despliegue. Mitigación: gobernanza establecida con las áreas del cliente, calendario de despliegues consensuado con infraestructura y procesos de validación pre-despliegue maduros. |
| Dependencia de un proveedor externo de firma |
Impacto: la firma electrónica depende exclusivamente de un proveedor externo; si el servicio cae, no es posible firmar contratos. Mitigación: SLA contractual con monitoreo activo de la integración y una opción de conclusión sin firma electrónica para los casos aplicables. |
09 · Palancas de aceleración
Tres mecanismos que sostienen la velocidad.
Tres mecanismos operan hoy de forma simultánea, sosteniendo la velocidad de entrega y reduciendo el costo marginal de la operación.
Escalabilidad — Expediente único por RFC
Cada proveedor nuevo enriquece el sistema: se captura una sola vez y se reutiliza para siempre. El costo marginal de una solicitud nueva tiende a cero conforme crece el universo de proveedores ya capturados.
Velocidad — Aprobación por el abogado asignado
Cuando el área jurídica sube un documento, el sistema lo envía automáticamente a la persona asignada para su revisión, eliminando un ciclo completo de revisión por contrato.
Desbloqueo — Firma autógrafa como alternativa a FIEL
Los apoderados que no tienen a la mano su certificado FIEL vigente pueden firmar de forma biométrica autógrafa, garantizando continuidad operativa.
10 · El futuro inmediato
Hacia una plataforma de operación unificada.
Con la base construida durante los últimos 24 meses, el sistema evoluciona hacia una plataforma de operación unificada para todo el grupo, consolidando el aprendizaje de las fases de construcción y crecimiento en un modelo de mejora continua.
Hablar de tu gestión de contratos2.4d
Tiempo end-to-end
7.5x
Más rápido
86%
Adopción real
$3.4M
Ahorro proyectado
11 · Conclusión
De un proceso crítico disperso a resultados de negocio concretos.
Este proyecto demuestra cómo la digitalización de un proceso jurídico-operativo crítico —antes disperso en correos, papel y firmas presenciales— puede traducirse en resultados de negocio concretos: una reducción de 7.5x en el tiempo de cierre de contratos, 86% de adopción real, y un ahorro proyectado de $3.4 millones de pesos mexicanos anuales, todo ello sostenido por una arquitectura desplegada en infraestructura propia y una gestión de riesgos activa y sin bloqueos críticos vigentes.
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